[rawwr0815]

Hallo!

Ich arbeite als MG in der Öffentlichkeitsarbeiter bei einem Bildungsdienstleister.

Bei uns wird jedes Jahr ein Katalog mit unserem Leistungsspektrum (etwa 180 Seiten) herausgegeben. Für den Satz bin ich zuständig. Von Jahr zu Jahr wuchs der Aufwand mehr und als ich neu war, war mein erster Gedanke gleich, dass man die Geschichte automatisieren kann.
Mit der Datenzusammenführung kenne ich mich gut aus. Darüber habe ich schon vieles gelöst (u.a. "kleinere" Kataloge mittels Excel-Tabelle automatisiert). Mit XML habe ich noch keine Erfahrungen. Bin also auch für den Tipp in diese Richtung dankbar (mir geht es auch darum, ob es sich für die Kataloge "lohnt", die Zeit zu investieren um den Umgang mit XML zu lernen). Für zusätzliche Software bzw. Skripte fehlt momentan das Geld.
Nun verhält es sich bei dem Katalog aber so (also zumindest bei meinem Wissensstand), dass wir die Daten manuell in eine Excel-Datei (oder besser gleich eine Datenbank aufbauen – das dauert aber wahrscheinlich zu lange) erfassen müssten (dazu kommt: es ist ein doppelseitiges Layout, das macht die Tabelle noch mal unübersichtlicher), bisher dienten als Manuskript mehrere Word-Dateien, aus denen ich alle Daten rauskopieren musste. Wie verfahre ich hier am besten? Oder habt ihr solche Projekte vielleicht schon mit ganz anderen Ansätzen realisiert? Gibt es bessere Programme für die Datenzusammenfassung wie z.B. MS Access?
Leider sind unsere Mitarbeiter bzw. die Chefs sehr verschlossen, was neue Verfahrensweisen angeht. Für mich wäre es aber eine deutliche Arbeitserleichterung (mich nervt es wirklich z. Zt. extrem doll, weil ich genau weiß, dass ich meine Zeit effektiver nutzen könnte). Auch die Mitarbeiter gucken sehr genau darauf, dass sie nicht mehr als nötig machen müssen (in dem Fall ist eine Word-Datei für die MA eben schlichtweg einfacher zu erstellen als alle Datensätze in eine total unübersichtliche Excel-Tabelle zu schreiben). Deshalb bin ich auch für Tipps dankbar, wie ich am besten in Besprechungen zu dem Thema "reingehe". Mir geht es auch darum, dass ich in Zukunft ohne viel Aufwand (bzw. nicht mehr als nötig – ihr wisst, was ich meine) so einen Katalog setzen kann. Denn viel Aufwand bedeutet viel Zeit – und die meisten Leute benötigen dann sofort etwas.

Ich bin Euch dankbar für jede Antwort. Danke!

[worshipper]

von open-source bis ich zahle 10.000 Euro ist alles möglich.

Und soviel ich weiß vertreiben hier ein paar User im Forum auch solche Software.
Einfach mal abwarten was sich hier noch tut.

[hilson]

Klar muss sein, daß es keine "Zaubersoftware" gibt, die unsauberes Arbeiten abfängt. Wenn verschied. Leute in eine Quelle/Datenbank einpflegen sollen, müssen sich auch alle strikt an Vorgaben und Absprachen halten, sonst ist am Ende eh nix gespart. Die notwendige Motivation hierfür entsteht -meiner Erfahrung nach- aber nur, wenn auch nachvollziehbar ist, wer was eingepflegt hat und dementsrechend auch eine auf'n Deckel kriegt, wenn's wegen ihm/ihr irgendwo klemmt. Und je größer der Kreis an Leuten, die dazu beisteuern, desto geringer die Chance, daß das problemlos läuft. Und am Ende muss meistens doch wieder so eine arme Sau zwischengeschaltet werden, der den Kram sammelt und die Bugs und Fehler ausbügelt.

Falls also nicht auch für die Kollegschaft ein Vorteil ersichtlich ist, wirst du dir damit keine Freunde machen und schon gar nicht, wenn das ganze auch zusätzlich noch Ausgaben für Software bedeutet.

So sehr ich dein Ansinnen auch nachvollziehen kann ... solange der einzigste Benefit "nur" darin besteht, deinen eigenen Zeitaufwand zu minimieren würde ich keine schlafenden Hunde wecken.

Du mußt also zumindest den Entscheidungsträgern ungefähr vorrechnen können, was sie an deiner (bezhalten) zeit einsparen bzw. für andere Aufgaben nutzen können.

[Frank Münschke]

Ohne eine saubere und stringente Planung und Einrichtung von Absatzformaten, wird es auch mit der Datenzusammenführung nichts. Fange also damit an und suche zunächst da nach Optimierungsmöglichkeiten, bevor du versuchst deine Kollegen zum sauberen Befüllen eines Excel-Charts zu erziehen und du hinterher sowieso alles von Hand versäubern musst, weil es immer mindestens einen gibt, der meint, dass er nicht nötig habe, seine Daten ordentlich einzupflegen ...

[Nimroy]

Puh, wo fange ich da mal an...

Der Hinweis mit einer Wirtschaftlichkeitsrechnung als Argument für die GF ist schon mal nicht schlecht. Stichwort "return of invest". Da kannst du dann auch mit einbeziehen, was dir strukturierte Datenhaltung auch in anderen Kanälen bringt. Den Content einer Produktdatenbank (PIM) und/ oder einer Bilddatenbank (MAM) wirst du auch sicher im eCommerce-Prozess gut verwenden können. Kürzere Produktionszyklen in der Katalogproduktion erlauben Zeit für zusätzliches Marketing. Weitere Stichworte sind Übersetzungsprozess, Geführte content-Administration, Information supply chain management.

Das A und O (egal be welcher Lösung) sind die Quelldaten. Identifiziere doch da erst einmal euren heutigen Prozess und dessen Laufzeit. Und dann guckste mal, wer alles beteiligt ist und legst Stundensätze fest (auch für interne!). Nimm zur Not für jeden erstmal 10€ die Stunde. Und dann ermittelst du den durchschnittlichen Seitenpreis, beziehst vielleicht auch noch den Reprisen-Anteil mit ein. Analysiere auf jeden Fall erstmal die aktuellen Probleme bei der Katalogproduktion.

[rawwr0815]

Moin! Danke für Eure Antworten, die helfen und ermutigen mich schon sehr.

Generell muss ich zu meiner Firma noch einmal zwei Dinge sagen:

Auf der einen Seite gibt es den Katalog mit all unseren Angeboten. Hier bekomme ich die Zuarbeit von einer Dame.
Auf der anderen Seite steht unsere Website mit einem CMS (Typo3). Hier pflegen sehr viele Mitarbeiter auf unterschiedliche Art und Weise Angebote ein.
Bis jetzt ist der Stand so, dass die Frau mit den einzelnen Mitarbeitern abspricht, welche Angebote in dem Katalog vorgestellt werden soll. Die Mitarbeiter geben der Frau dann eine Zuarbeit und die Dame bringt es dann (aus ihrer Sicht – sie kennt sich mit dem Satz von einem Katalog nicht aus, zum Teil haben wir aber trotzdem immer wieder verschiedene Schreibweisen etc, und falls man sich dann auf eine Schreibweise einigt, wird die dann während der 2. Korrekturrunde über den Haufen geworfen) ins Reine. Das Manuskript kommt dann zu mir. Es wäre also nicht nur für mich eine Zeitersparnis, sondern auch für die Frau, die die Angebote korrigieren muss.

Mein Ziel ist es eigentlich, für dieses und evtl. nächstes Jahr eine Art Übergangslösung zu finden und 2016/2017 schon ein Modell vorzustellen, wie man die Datenbanken besser nutzen kann, gerade was die Verknüpfung von Print- und Online-Medien angeht. Alleine werde ich das aber nicht schaffen, ich brauche also noch Leute, die im selben Boot sitzen.

Mir ist auch klar, dass man immer Leute braucht, die auch eine solche Datenbank Korrekturlesen. Genau das ist ja momentan das Problem, weshalb wir nicht auf das CMS zugreifen sollten: unsere Mitarbeiter füllen die Maske vom CMS schon so unterschiedlich aus, dass man kaum auf einen gemeinsamen Nenner kommen kann. Im Moment bin ich teilweise die "arme Sau", die zwischengeschaltet wird um im CMS die Beiträge freizuschalten (teilweise deshalb, weil einige Mitarbeiter ihre Beiträge selbst freischalten können -> demnach habe ich gar keine Chance, alle Einträge zu korrigieren – wer auch immer das bewilligt hat, hier existiert schon ein Grundproblem).

Absatzformate, etc. habe ich schon eingerichtet. Das war meine erste Tat, als ich den Katalog das erste Mal auf dem Tisch hatte.

Ich denke, ich fange erst einmal an, alles zu analysieren, wie es bisher läuft. Ihr habt alle Recht – mir bringt es nicht viel, wenn ich keine Argumente habe, um mein Vorhaben in die Tat umzusetzen. Ich danke Euch erst einmal allen für Eure Hilfe!

[Frank Münschke]

Absatzformate und Absatzformate sind dreierlei.
Gerade bei solchen Aufgabenstellungen kommt es darauf an, Absatzformate z.B. mit ihrem Aufeinanderfolgen korrekt und intelligent einzurichten, um z.B. gruppenweises Zuweisen zu ermöglichen.
Außerdem gibt es die Möglichkeit via Absatz-GREPs und entsprechenden Zeichenformate Fehler, die bekannt sind und vorkommen werden, markieren und somit sichtbar werden zu lassen ...

[rawwr0815]

Hallo Frank! Danke für Dein Hinweis. Ich komme ja relativ frisch von der Berufsschule – da haben wir soetwas genauer unter die Lupe genommen und ich denke, darin bin ich fit. Wenn ich daran scheitere, kann ich mich dahingehend ja auch genügend belesen.