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für verträge (die bisher jedes mal mit word als PDF erstellt wurden) baue ich gerade eine automation in n8n, die das PDF mit daten aus einem online-formular füllt (per pdftk-command-execution) und an eine sachbearbeiterin versendet.

probleme/fragen:

1. das PDF mit nur 17 formularfeldern hat (leer: ohne text, ohne bilder!) 1,42MB wegen embedded fonts (arial, arial bold - beide tatsächlich benutzt) und times new roman bold/ps boldMT (habe ich nirgendwo in verwendung). diese fonts lassen sich auch nicht deembedden. muss ich mit dieser dateigröße leben?

2. layouten mit acrobat pro: echten vertragstext und zwischendrin formularfelder lässt sich superschwer layouten bzgl. zeilenhöhe, weil keine echte vorschau mit z.b. blindtext in der formularfeldern möglich. das ist ein ständiges ausprobieren und leicht neu verschieben. totaler pain.

3. ich tendiere dazu, das PDF komplett neu aufzubauen, statt einen alten fertig ausgefüllten PDF-vertrag in acrobat pro zu editieren und ständig formularfelder leicht zu verschieben. was sind eure besten erfahrungen für einen cleanen aufbau?

4. alternativ überlege ich, im 2-layer-verfahren zu arbeiten. also 1x nur gefülltes formulardaten-pdf über 1x layout-pdf drüberzulegen. ist das wirklich eine überlegung wert?

bevor ich jetzt superkompliziert weitermache, würde ich sehr gerne mal eure meinungen/best-practice-erfahrungen hören.

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ich gehe jetzt über html und dann gotenberg.
größe des PDFs zur zeit 134kB bei einer erstellungszeit von 1,3sek (ohne upload oder email-versand).

getriggert und automatisch dokumentiert wird die PDF-erstellung über dropdown in dem gleichen google-sheet, in dem auch alle formulardaten und preis-berechnungen landen: