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Thema: InDesign Datenzusammenführung - mehrere Datensätze mit Extra vom 08.05.2015


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Software - Print -> InDesign Datenzusammenführung - mehrere Datensätze mit Extra
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Verfasst Fr 08.05.2015 13:24
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InDesign Datenzusammenführung - mehrere Datensätze mit Extra

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Hallo zusammen!

Wir erstellen/drucken des öfteren Startnummern für Laufveranstaltungen. Dafür werden normalerweise je 4 Startnummern auf ein DIN A3-Blatt gedruckt und diese anschließend in Bündeln auf das Endmaß geschnitten. Auf dem A3-Blatt stehen dann z.B. die Nummern 1 - 251 - 501 - 751; auf dem nächsten 2 - 252 - 502 - 752 usw.

Die Startnummern werden in InDesign gestaltet - die Daten per Datenzusammenführung eingebunden. Die Daten bestehen dabei meist aus zwei Feldern: der Startnummer und einem zugeordneten Feld (Name oder Barcode), wobei es auch vorkommt, dass der Inhalt von manchen zugeordneten Feldern leer bleibt (Name nicht eingegeben, blanko,...).

Die Datenzusammenführung grundsätzlich ist klar. Mehrere Datensätze pro Seite auch. ABER: Die Startnummern werden am Ende ja geschnitten, so dass auf einem Blatt nicht die Nummern 1-4 und auf dem nächsten 5-8 stehen können, weil diese nach dem Schneiden einzeln sortiert werden müssten. Wir nehmen also die Daten und machen daraus 4 Spalten (8, wenn noch ein zweites Feld auf die Startnummer kommt): Nr1, Nr2, Nr3, Nr4, Name1, Name2, Name3, Name4. Diese werden dann als separate Datenfelder auf die Startnummern einbinden. Dafür müssen wir momentan jeden Datensatz händisch anfassen, da die Gesamtzahlen der Startnummern immer variieren.

Gibt es eine Möglichkeit die Daten so einzubinden, dass diese vorher nicht "durch 4 geteilt" werden müssen, sondern dies automatisch in ID passiert - und das eben auch bei unterschiedlichen Gesamt-Anzahlen?

Excel für Mac 2011 14.4.8
InDesign CS6 8.0
OS X 10.10.3

Vielen Dank im Voraus!

PS: Vom Skripten oder GREP habe ich keine Ahnung, wenn die Lösung über diese Wege geht, bitte ich um gaaaanz viel Geduld...!
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Frank Münschke
Forums-Papa

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Verfasst Fr 08.05.2015 13:44
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InDesign ist nicht dafür konzipiert, Daten zu interpretieren und zu sortieren - das muss vorher geschehen ...
InDesign ist konzipiert zum Gestalten von Daten und zum Zusammenfügen verschiedener Elemente zu einer gestalteten Einheit ...
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Mialet

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Verfasst Fr 08.05.2015 15:01
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Ich glaube, dass das Befüllen der Excelliste in zwei Spalten: Name und lfd. Nr. der einzig sinnvolle Weg ist, da ID nicht wie Word beim Sereienbriefimport die Möglichkeit bietet, z.B. nur jede vierte Zeile zu importieren.

Wenn eure Excelliste mit den 2 Spalten komplett ist, müsst ihr die zweite Hälfte der insgesamt befüllten Zeilen markieren und von Spalte A&B oben in Spalte E&F ziehen. Dann nochmal in Spalten A&B die verbliebene Hälfte halbieren und in C&D schieben und die untere Hälfte der Spalten EF, oben in G&H ziehen.

Wenn die jetzt gefüllten 8 Spalten zuvor einen sinnvollen Kopf bekommen haben:
<<Nr. 1.Viertel>> <<Name 1. Viertel>> <<Nr. 2. Viertel>> <<Name 2. Viertel>> ...


... dann ist dieser Viertelungsschritt für jede Liste einmal auszuführen, aber ansonsten ist alles statisch und kann für eine neue Liste wiederverwendet werden.


Zuletzt bearbeitet von Mialet am Fr 08.05.2015 15:04, insgesamt 2-mal bearbeitet
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Verfasst Fr 08.05.2015 15:02
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Zitat:
InDesign ist nicht dafür konzipiert, Daten zu interpretieren und zu sortieren

Schon richtig, oft gibt es in der Praxis ja dennoch Lösungen dies in ID zu realisieren - Stichwort Skripte.

Wenn nicht über InDesign, sehe ich zwei Möglichkeiten: die Daten vorher in Excel sortieren lassen (auch hier vermutlich per Skript?) oder die Startnummern in ID (mit den Daten) im Endformat erstellen und anschließend ausschießen. Letzteres könnte ja vielleicht sogar recht unkompliziert per Acrobat "mehrere Seiten pro Blatt drucken" gehen.

Falls ihr noch andere Ideen habt, immer her damit!
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Mialet

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Verfasst Fr 08.05.2015 15:20
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ThreadErsteller hat geschrieben:
die Daten vorher in Excel sortieren lassen (auch hier vermutlich per Skript?)
Der 8-spaltige Aufbau liesse sich in Excel bereits automatisiert per VERWEIS Funktion darstellen, aber den Aufwand wäre mir das händische Umschieben von drei Tabellenbereichen sicher nicht wert.
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Verfasst Fr 08.05.2015 15:40
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Zitat:
Der 8-spaltige Aufbau liesse sich in Excel bereits automatisiert per VERWEIS Funktion darstellen, aber den Aufwand wäre mir das händische Umschieben von drei Tabellenbereichen sicher nicht wert.

Die Funktion muss ich mir mal anschauen - macht ja nur Sinn, wenn ich die Funktion einmal schreibe und die dann unverändert für alle Startnummern verwenden kann. Sobald ich die ändern muss, wird der Aufwand zu groß und es soll ja schließlich einfacher und weniger fehleranfällig werden.

Ganz gut gefällt mir eigentlich die Option die fertige PDF mit mehreren Seiten pro Blatt zu drucken. Kennt sich da einer von euch aus, wie ich mehr Kontrolle darüber habe, wie die Seiten platziert werden? Genauer gesagt, wie ich festlegen kann, dass die Seiten von links nach rechts und von oben nach unten den gleichen Abstand haben, so dass die A3-Bögen nur je einmal längs und quer geschnitten werden müssen (der kleine weiße Rand ist ok)?

Wenn ich in Acrobat 4 Seiten auf ein Blatt drucke habe ich unterschiedliche Seitenränder links/rechts zu oben/unten und nochmal unterschiedlich zwischen den Seiten horizontal und vertikal.

Gibt es da eine Möglichkeit, dass genauer zu steuern oder muss ich probieren, bis es klappt?

VG
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Verfasst Fr 08.05.2015 15:43
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Nachtrag: Ich habe gerade gesehen, dass bei 4 Seiten pro Blatt der nicht bedruckte Seitenrand viel größer ist, als wenn ich ein A3 direkt drucke - hängt sicher auch mit der Einstellung zusammen, die ich nicht finden kann...Ideen?
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Mialet

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Verfasst Fr 08.05.2015 16:12
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Vergiss das Drucken mehrerer Seiten auf einem Blatt aus Acrobat heraus. Die Sortierproblematik bleibt und die Genauigkeit der Positionierung ist der in ID auch deutlich unterlegen.

Schneller als drei Bereiche deiner Urtabelle zu greifen und an eine andere Stelle zu schieben, wird es sicherlich nicht werden.

Ich habe das Gefühl, dass entweder ich dein Problem nicht verstanden habe, oder du meinen Ansatz nicht nachvollziehen kannst. Daher hier mal ein Screenshot zur Verdeutlichung:




Links die Liste in der die Starter eingepflegt wurden. Spalte A automatisch von Excel durchnummeriert, Spalte B händisch befüllt.

Mitte oben:
den Bereich A18:B33 aus der Urliste markiert und nach E2:F17 gezogen.
den Bereich A10:B17 aus der Urliste markiert und nach C2:D9 gezogen.
den Bereich E10:F17 aus der Urliste markiert und nach G2:H9 gezogen.

In Zeile 1 sinnvolle Namen für die 4 Blöcke vergeben.

Als tab-getrennten Text exportiert, in ID als Datenquelle importiert und auf dem A3 Bogen den 8 Feldern passend zugeweisen.

Was dann beim nächsten mal neu zu machen ist, ausser der Befüllung mit den neuen Startern, ist das dreimalige halbieren der eigentlichen Liste.


Zuletzt bearbeitet von Mialet am Fr 08.05.2015 16:16, insgesamt 1-mal bearbeitet
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