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Aktuelles Datum und Uhrzeit: Sa 04.04.2020 10:57 Benutzername: Passwort: Auto-Login

Thema: Daten aus Excel mit Indesign verknüpfen und aktualisieren vom 30.07.2012


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Software - Print -> Daten aus Excel mit Indesign verknüpfen und aktualisieren
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Willi149
Threadersteller

Dabei seit: 14.05.2010
Ort: Hamburg
Alter: -
Geschlecht: -
Verfasst Mo 30.07.2012 11:31
Titel

Daten aus Excel mit Indesign verknüpfen und aktualisieren

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Hallo an alle,

Ich habe eine riesige Exceldatei mit ca. 20.000 Artikeln, angelegt in 4 Spalten:

A = Artikelnummer
B = Artikelname
C = Gewicht des Artikels
D = Preis des Artikels

Nun möchte ich ein Dokument in Indesign anlegen (nur eine DIN A4 Seite).
Hier sollen nun jede Woche ca. 50 der 20.000 Artikel aufgelistet werden.

Um nicht jede Woche alles individuell einzutragen, möchte ich dies so anlegen, dass ich in Indesign z.B. nur die Artikelnummer eintragen muss und die anderen zugehörigen Spalten dementsprechend automatisch hinzugefügt werden. Also wenn ich z.B. die Artikelnummer 0001 (Wert von A) aus der Zeile 1 eingebe, sollten die Angaben aus den Spalten B1, C1 und D1 direkt mit eingefügt werden. Auch möchte ich in Indesign die Schriftgröße, -farbe, -art, etc. der Spalten schon festlegen.

...Im 2. Schritt sollte es am besten auch möglich sein, z.B. den Preis des Artikels (D) in der Exceldatei zu ändern und dies in dem Indesign-Dokument gleich mit aktualisiert wird...

Bevor ich etwas erstelle und dann wieder ändern muss bitte ich erstmal hier um eure Hilfe... wie kann ich dies am besten umsetzen? Muss ich in Indesign einzelne Tabellen, Spalten, etc. erstellen? Wie weise ich mein Vorhaben dann entsprechend zu?

Danke euch schon mal.
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Mac

Dabei seit: 26.08.2005
Ort: Aufm Boot
Alter: 58
Geschlecht: Männlich
Verfasst Mo 30.07.2012 12:06
Titel

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sinnvollerweise erstellst du dir eine Excel-Tabelle mit nur diesen 50 Artikeln.
Diese Tabelle kannst du dann mit ID verknüpfen.

Nächste Woche pflegst du dann nur die Excel-Liste mit den 50 Artikeln.

Wie man die Tabelle inID richtig verknüpft, steht im Handbuch, ebso
das mit den Absatzformaten. Das würde hier etwas sehr weit ausufern,
das zu erklären.
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Willi149
Threadersteller

Dabei seit: 14.05.2010
Ort: Hamburg
Alter: -
Geschlecht: -
Verfasst Mo 30.07.2012 13:32
Titel

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Das klingt zwar logisch, soll aber so nicht der Sinn sein... dann müsste man ja die 50 Artikel jede Woche wieder neu eintragen. Und das dauert einfach zu lange. Die Artikel stehen leider auch nicht immer an der gleichen Stelle.

Die Excel-Tabelle beinhaltet alle Artikel aus verschiedenen Bereichen (Fisch, Fleisch, Käse, Obst, etc.)...
Aus jedem Bereich soll es nun eine Person geben, die jede Woche die gewünschten Artikel der jew. Abteilung (bzw. nur die Artikelnummer) in einem ID-Dokument einträgt ohne weiteres zu tun. Das ID-Dokument ist dabei zentral abgelegt und für jeden erreichbar. Die Excel-Tabelle ist nicht zur Bearbeitung gedacht.
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hilson

Dabei seit: 05.09.2005
Ort: Pforzheim
Alter: 50
Geschlecht: Männlich
Verfasst Mo 30.07.2012 14:19
Titel

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Willi149 hat geschrieben:
Aus jedem Bereich soll es nun eine Person geben, die jede Woche die gewünschten Artikel der jew. Abteilung (bzw. nur die Artikelnummer) in einem ID-Dokument einträgt ohne weiteres zu tun. Das ID-Dokument ist dabei zentral abgelegt und für jeden erreichbar. Die Excel-Tabelle ist nicht zur Bearbeitung gedacht.


Dann wär die Anschaffung von InCopy eigentlich der Königsweg.
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Frank Münschke
Forums-Papa

Dabei seit: 08.06.2006
Ort: Essen
Alter: 65
Geschlecht: Männlich
Verfasst Mo 30.07.2012 14:21
Titel

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Das wird auf diesem gewünschten Weg nicht gehen ...
InDesign ist dafür da, Daten (auch verknüpfte Daten) zu aktualisieren, aber nicht, Daten anhand einer Eingabe zusätzlich einzulesen ... Soetwas wäre allerdings scriptbar und dann eine Sache für die Jobbörse ...
--
Der Workflow ansonsten wäre:
Vorbereiten einer Tabelle mit ALLEN Tabellen- und Zellenformaten und den darin verknüpften Absatzformaten ...
Vorbereiten der Datenquelle in der jeweiligen Anwendung (z.B. Excel) oder als CML-Code
Einladen (resp. aktualisieren) der Daten durch Indesign ...
Löschen aller lokalen (Text-, Zellen-, Tabellen-)Formatierungen ...
Zuweisen des kompletten Tabellenformates ...
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pepmedia

Dabei seit: 19.01.2007
Ort: Nürnberg
Alter: 63
Geschlecht: Männlich
Verfasst Di 31.07.2012 09:27
Titel

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Hallo,

ich würde das mit einer zweiten Exel-Tabelle machen d.h. du erstellst dir ein zweites Tabellenblatt in das du deine 50 Artikelnummern schreiben kannst und die sich dann automatisch vervollständigt. Dieses Tabellenblatt verknüpfst du dann mit ID
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Mac

Dabei seit: 26.08.2005
Ort: Aufm Boot
Alter: 58
Geschlecht: Männlich
Verfasst Di 31.07.2012 09:29
Titel

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pepmedia hat geschrieben:
Hallo,

ich würde das mit einer zweiten Exel-Tabelle machen d.h. du erstellst dir ein zweites Tabellenblatt in das du deine 50 Artikelnummern schreiben kannst und die sich dann automatisch vervollständigt. Dieses Tabellenblatt verknüpfst du dann mit ID


Das ist ne schöne Idee.
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Willi149
Threadersteller

Dabei seit: 14.05.2010
Ort: Hamburg
Alter: -
Geschlecht: -
Verfasst Mi 01.08.2012 09:34
Titel

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Vielen Dank für eure Antworten. InCopy wäre bestimmt sinnvoll, muss ich mir mal genauer anschauen.
Am einfachsten hört es sich erstmal an, 50 Artikel in eine 2 Tabelle zu schreiben und bei Änderung einer Artikelnummer (Spalte A), aktualisieren sich die anderen Spalten der Zeile gleich mit...
und wie defiere ich das, dass Excel erkennt, welche Artikelnummer aus der kompletten Spalte A gemeint ist.
Also, da müsste es ja einen Befehl geben wie "Suche in der Spalte A nach 12345 und vervollständige davon die gesamte Zeile in der Tabelle 2"
Ist dies denn so einfach möglich? Bin mit Excel leider nicht sehr vertraut, um zu wisssen wie ich das machen kann *Schnief*
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