[hamadryas]

Hallo,

gedacht und gesucht habe ich schon ...

Es geht um die Planung eines CD mit gedrucktem Handbuch und digitalen Druckvorlagen, sowohl welchen für die Anwender selbst (Office) als auch für von diesen ev. zu beauftragende Grafiker.

Der Auftraggeber ist ein Dachverband, der mit diesem CD erreichen möchte, dass auch die einzelnen Institutionen, die unter diesem Dach zusammengefasst sind, das CD einheitlich anwenden (können). Es soll also jeweils Variationen des bereits vorhandenen Logos geben. (Nur wenige Dutzend, es ist keine Partei mit tausend Ortsvereinen oder ähnlich Unübersichtliches, und praktischerweise ist der veränderliche Teil nur schwarz.)

Nun habe ich beispielhaft zuerst anhand der Briefbogen überlegt, welche prinzipiellen Möglichkeiten es technisch und organisatorisch gibt (daraus kann man für andere Elemente des CD sicher auch etwas ableiten):

A. Rein digitale Vorlagen für Word (.dot-Dateien), auf deren Basis Briefe komplett ohne physisch vorhandenes Briefpapier an einem guten(!) Farb-Desktopdrucker ausgedruckt werden können.

A. 1. Eine einzige Wordvorlage, die alle gleichbleibenden Elemente enthält sowie entsprechende Felder/Platzhalter für die individuellen Elemente. Die jeweilige Logovariante bzw. -komponente und die spezifischen Informationen müssen vor Ort selbst eingesetzt werden. (Dazu natürlich eine Anleitung zum Umgang mit .dot-Dateien etc.)

A. 2. Wordvorlagen für jede Unterinstitution einzeln mit jeweiligen Logos, Adressen usw., so dass nur noch Textfelder etc. ausgefüllt werden müssen. (Ebenfalls mit Anleitung, etwas weniger kompliziert.)

B. Druckvorlagen (PDF) für die Druckerei und Vorlagen für Word.

B. 1. Eine einzige digitale Druckvorlage für einen Briefbogen, die nur die gleichbleibenden Elemente enthält + eine einzige Wordvorlage mit entsprechenden Feldern/Platzhaltern für die individuellen Elemente, so dass die einzelnen Institutionen entweder:
a) gedrucktes Briefpapier ordern können, das sie dann immer auf der Basis ihrer selbst modifizierten (Logovariante, Adresse etc.) .dot-Datei mit dem Desktopdrucker schwarz-weiß bedrucken können, oder
b) jemanden beauftragen können, der ihre spezifischen Informationen so einsetzt (PDF in InDesign/Quark laden, nach Vorgaben aus dem CD-Manual arbeiten), dass eine Druckvorlage herauskommt, die alles enthält, was sie brauchen, so dass sie in Word nur noch Texte eingeben müssen.

B. 2. Digitale Druckvorlagen für Briefbogen für jede Institution einzeln, jeweils mit allen Adressangaben etc. und der jeweiligen Logovariante + eine einzige Wordvorlage (nur noch für Textfelder etc.), so dass die einzelnen Institutionen nur noch die Druckerei beauftragen müssen – im Ergebnis identisch mit B. 1. b) .

C. Fertiges, vom Dachverband o. ä. zu verteilendes/dort abzurufendes Briefpapier + Vorlagen für Word.

C. 1. Fertiges Briefpapier mit den für alle gleichen Elementen + eine einzige Wordvorlage mit entsprechenden Feldern/Platzhaltern für die veränderlichen Elemente (wie bei B. 1.) .

C. 2. Fertiges Briefpapier mit den für alle gleichen Elementen + Wordvorlagen für jede Unterinstitution einzeln, die je schon alle veränderlichen Elemente wie Adressinformationen etc. enthalten.

C. 3. Gedrucktes Briefpapier für jede Institution einzeln (+ .dot-Datei nur für den Text) – dies scheint mir aber doch etwas zu aufwändig wegen unverhältnismäßigem Aufwand für Logistik.

Entscheidungsgesichtspunkte, die ich mir bisher überlegt habe:

1. Anspruch an die Einheitlichkeit der Korrespondenz (Aufbau, Farbe, Druckqualität, Papier) – am besten sicherlich bei C. 3. , am schwierigsten bei A. 1. zu gewährleisten. (Beide Varianten A: Kein randloser Druck, keine Loch- und Falzmarken, Farbabweichungen durch verschiedene Drucker., Verwendung verschiedener Papiere vor Ort.)

2. Höhe von Aufwand/Kosten an verschiedenen Stellen (Beschaffung von Adressinformationen, Erstellen von Varianten von Dateien, Druckkosten, Logistik für Verteilung, Support für Anwender).

3. Kenntnisse der Anwender in Word und ggf. auch in Bezug auf Druckprozesse.

4. Bereitschaft der Anwender, die neuen Vorlagen zu verwenden. Wie einfach muss man es ihnen machen? Werden die Anwender lieber selbst Briefpapier drucken lassen oder eher einfach vom Dachverband ordern? (Dazu gehört ja noch die psychologische Komponente: Bei welcher Variante fühlen sie sich am wenigsten von ihrem Dachverband gegängelt – sonst benutzen sie womöglich aus Opposition ihr altes Papier weiter?)


Hab ich bei den Möglichkeiten oder Entscheidungsgesichtspunkten noch etwas vergessen?

A. 1. und 2. halte ich persönlich für keine so guten Ideen, was die anderen angeht, bin ich mir eben nicht sicher, was am meisten Sinn hat.

Weiß jemand, wie so etwas bei dieser Ausgangslage (einheitliches CD, unterschiedliche Namen/Adressen) normalerweise gehandhabt wird? – Ist mir schon klar, dass viel vom konkreten Kunden und dem Aufwand, den er zu bezahlen bzw. selbst zu betreiben bereit ist, abhängt, aber ich möchte die Möglichkeiten schon einmal vorsortieren, damit ich ihm ev. zwei Alternativen ( oder eine sinnvolle Kombination) vorschlagen kann.

Über alle Hinweise und Tipps würde ich mich freuen! – Und vielleicht hilft ja auch schon diese Aufstellung anderen Leuten, die sich Ähnliches überlegen müssen?

Danke schön!

[Mac]

Was ist mit Vorlagen (Xpress /InDesign/Corel)?
Gestaltungsbeispiele kommen auch vor (gutes/böses Layout)
Farbmuster?
Schriften?
Papier?

[hamadryas]

Offene Vorlagen in Layout- oder Grafikprogrammen – jedenfalls definitiv nicht für den Briefbogen, um den es mir hier gerade geht – wozu soll das gut sein? Ich weiß halt auch nicht, inwiefern die einzelnen Unterorganisationen überhaupt gerne selbst noch mal Grafiker beauftragen möchten. (Das ist kein Weltkonzern. Diese einzelnen Institutionen haben u. U. zwischen 2 und 5 Leuten im Büro sitzen, die den jeweiligen Laden verwaltungsmäßig schmeißen.)

Die meisten wollen es vermutlich am liebsten so, dass sie nett in Word ihre Briefe schreiben können und nicht noch mal viel Gedöns bei der Umsetzung in ihrem Laden (s. a. Punkt 4 bei den Entscheidungskriterien).

Gestaltungsbeispiele werden dann für variablere Elemente wie Ideen für Anzeigen o. ä. gebraucht, und natürlich gebe ich Farben und Schriften vor, das steht ja dann alles auch noch mal im CD-Manual.

Was Papier angeht: das ist ja gerade einer der Punkte! Entweder ein (mehr oder weniger fertig bedrucktes) Briefpapier vom Zentralverband mit der Schwierigkeit, dass es irgendwie verteilt werden muss, oder sie lassen selber drucken.
Dann kann man nur höflich ins Manual schreiben, welches Papier sie bitte verwenden möchten, und die Wahrscheinlichkeit, dass das überall klappt, halte ich für nicht so hoch.
Das hat dann wieder die örtliche Druckerei gar nicht, oder wenn es auf komplett digitale Vorlagen zum Selbstausdrucken rauslaufen sollte, wollen sie vielleicht erst das alte, bis zur Decke irgendwo gestapelte aufbrauchen ...