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Hi.
Ich wollte mal in die Runde fragen, wie Ihr Auftragsverwaltung und den ganzen bürpkratischen Quatsch in der Agentur macht. Es gibt schon einen Thread, der so was ähnliches abhandelt aber der ist eher developermäßig.

Also ich meine den kompletten Ablauf: Auftragseingang, Nummernvergabe, Budgetierung, Zeiterfassung, Abschluss, Rechnungsschreibung.

Und dann mach ich auch gleich den Anfang:
Auftragseingang - Bei bestehenden Kunden meist über Mail, was auch besser als Telefon ist, weil man was auf "Papier" hat

Numemrnvergabe - Wir nummerieren unsere Aufträge nach Auftragseingang durch, das sieht dann so aus 271/08,272/08...
Für Kleinstaufträge gibt es eine Projektnummer für das ganze Jahr für den jeweiligen Kunden. Diese Auftragsnummern schreiben wir in unseren Auftragseingangsordner und legen dann eine Lauftasche( in die kommen die Korrespondenz und die Ausdrucke rein ) an. Das ist alles analog.

Budgetierung - Findet bei uns nicht statt, wenn Termin ist muss es halt fertig sein. Würde mich schwer interessieren ob Ihr das anderst macht.

Zeiterfassung - Haben wir bis vor kurzem über analoge Stundenzettel gemacht, in die dann eben die Stunden reingeschrieben wurde und ein Mitarbeiter hat die gesammelt und die Gesamtstunden dann zusammengerechnet. Jetzt benutzen wir bemite also www.yo.lk, was wirklich enorm cool ist aber keine Rechnungsfunktionen hat.

Abschluss- Gibts eigentlich auch nicht,wenn Termin fertig ist muss das Zeug halt beim Kunden sein. Also Abschlussgespräche, Review oder sowas. Wie haltet Ihr das?

Rechnungsschreibung - Diese Lauftaschen enthalten die ausgedruckten reports von bemite und dann wird vone inem Mitarbeiter die Rechnung im InDesign geschrieben.

Ich weiss ist ne Menge Text, aber vielleicht ist so eine elementare Überlegung sehr hilfreich für Start-Ups oder auch zur Workflow-Optimierung. Wenn Ihr Euch mal das oben durchlest und dann überlegt dass Adobe predigt, dass wir ein paar Minuten mit den neuesten Releases am Tag sparen können, wäre es doch vielleicht hilfreicher, so einen (zugegeben) wirklich schrecklichen Workflow wie den oben genannten zu vereinfachen.
Also würde mich sehr freuen über eure Ehrfahrungsberichte und so.

[aUDIOfREAK]

ich bin grad schwer mit mir am ringen, ob ich mir noch mal revolver office kauf. ich hatte eigebtlich vor, mir ne kleine agenturverwaltungssoftware selbst zu programmieren, aber mangels zeit und lust liegt das ding hier immer noch in irgend nem buggy alpha stadium aufem server rum und verfault...

bisher hab ich meine ganze erfasserei nämlich auch analog gemacht, aber zum einen nervts mich langsam, weil es immer mehr aufträge werden und ich ab und zu die übersicht verliere. zum anderen is das analog erfassen - insbesondere bei der rechnung immer ne fehlerquelle.

[flohoto]

Revolver kann ich nur schwer davon abraten. Also richtig schwer.
Bei uns lief das als Serverversion auf nem OS-X-Server und 5 Clients.
Das Programm lief so eindlos langsam, das war der Hammer.
Man musste MINUTEN warten bis man nach unten scrollen konnte.
Das einzige was bei Revolver gut ist, ist deren Marketing und auch noch die Benutzeroberfläche.

Das Problem an den ganzen Agenturlösungen ist doch, dass es kein Mittelding gibt. Entweder ConAktiv für 20.000 Euro mit irgendwelchen Funktionen die man nie braucht. Oder dann für zwei Mark ffufzig sowas wie Revolver, das einfach unprofessionell ist und am eigenen Ansprcuh alles abzuhandeln scheitert. Oder dann wieder so kleine Lösungen, dass es ausschliesslich für Freelancer in Frage kommt oder zumindest für Leute mit echtem web-Backgroundwissen.
Die durchschnittliche Agentur so wie ich sie bisher kennengelernt habe hat in Deutschland vielleicht 3- 9 Mitarbeiter und ist so lange Zeit am Markt, dass es tausend Flickschustereien auf dem gebiet gibt und die Mitarbeite keinerlei Lust ahben sich länger in sowas einzuarbeiten. Meinen Stundenzettel füll ich aus und leg Ihn ab und muss nicht irgendnen Stundenzetteladmin einstellen.
Man muss doch auch mal auf Seiten der Projektentwickler sehen, dass man seinen Fokus auf irgendwas legen muss.
Klar ist ein Adressbuch ganz nett, aber wenn es nicht drin ist auch okay, ich hab entourage, ical und anderes Zeugs, das kann das auch und besser.

[Smooth-Graphics]

Also wenn du dem Internet vertraust kannst du auch das hier nutzen (ob es inzwischen wirklich schon verkaufsfertig ist weiß ich nicht): http://internet-faktura.de/

Ansonsten mach ich das selber ohne spezielle Software, bzw hab ich mir n paar Snippets geschrieben (PHP), die aber auch alle noch nich das wahre sind. Siehe Audio aber vllt mach ichs den Winter über. Da hab ich jetzt zumindest noch relativ lockeren Zeitplan.

[lefoff]

Für Filemaker gibt es ein nettes Agentur-Programm namens P2 (http://www.werbeagentur-software.de/index.php). Darüber läuft bei uns ein Großteil des Projektablaufs. Gesprächsnotizen werden reingeschrieben, Jobs verwaltet, Aufgaben an Kollegen gestellt, Telefonnotizen versendet, Rechnungen und Kundenkorrespondenz erstellt. Hat den Vorteil, dass man sich viel analogen Kram spart und jederzeit Überblick hat. Wir sind soweit ziemlich zufrieden mit dem Programm. Und so teuer ist es auch nicht.

[burnout]

Hier hatte doch mal irgendjemand ein Onlinetool zum Erfassen vorgestellt, das speziell für Freelancer / kleine Agenturen war. Sah auch sehr nett aus, ich habs nur aus den Augen verloren.

Ich ringe mich auch noch mit Revolver ab, gekauft hab ichs und in der 7er Version ists auch fixer als vorher find ich. Cool ist auch die neue Stoppuhrfunktion, mit der man ganz schnell neue Zeiten eintragen kann. Aber so richtig in den Produktivbetrieb hats bei mir auch noch nicht geschafft, muss es aber dringend...

[Smooth-Graphics]

[Cream]

so ne software wär mal n'richtig geiles mgi projekt!!!