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Thema: Dokumentmanagement Software - wie strickt? vom 24.09.2008


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Allgemeines - Nonprint -> Dokumentmanagement Software - wie strickt?
Autor Nachricht
Clay
Threadersteller

Dabei seit: 04.12.2006
Ort: München
Alter: 37
Geschlecht: Männlich
Verfasst Mi 24.09.2008 16:59
Titel

Dokumentmanagement Software - wie strickt?

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Hallo zusammen,

ich beschäfftige mich viel mit DMS, ECM, Business Intelligence usw.

Da ich gerade in der Firma in der ich arbeite ein sinnvolles Dokumentenmanagement einführe (Sharepoint) stehe ich gerade vor der Frage wie strickt man Ablagestrukturen vorgeben sollte.

Variante 1:
Grobe Ordnerstruktur und die Mitarbeiter selbständig den Rest füllen lassen.
Also nur Oberordner wie "Abteilungen", "Projekte", "Verträge" etc.

oder

Variante 2:
Komplette Ordnerstrukur vorgeben: Abteilungen > Buchhaltung > Mitarbeiter und Abteilungen > Buchhaltung > Rechnungen.

Was haltet ihr für sinnvoller?
Habt ihr Erfahrungen und vielleicht Anregungen?

Vielen Dank & LG, Clay
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Barett

Dabei seit: 24.02.2003
Ort: LK GF
Alter: 40
Geschlecht: Weiblich
Verfasst Mi 24.09.2008 17:18
Titel

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vorgeben. definitiv. ansonsten hast du irgendwann 20 ordner fuer genau den gleichen zweck. und das willst du nicht.
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Clay
Threadersteller

Dabei seit: 04.12.2006
Ort: München
Alter: 37
Geschlecht: Männlich
Verfasst Do 25.09.2008 09:49
Titel

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Ja das ist natürlich ein Argument. Danke schonmal.
Auf der anderen Seite ist es sehr schwer alle Eventualitäten beim planen zu erkennen. Wenn ich jetzt die Benutzer einschränke und sie z.B. nur auf der Ebene "Abteilungen > Buchhaltung > Rechnungen" neue Ordner erstellen können kann es durchaus seien das nicht alles seinen richtigen Platz findet und die Dateien einfach irgendwo abgelegt werden.

Wenn ich ihnen aber erlaube neue Ordner unter "Abteilungen > Buchhaltung" zu erstellen habe ich später tausend Ordner in dem Verzeichniss wie: "Rechnungen Juni 2008", "Rechnungen Juni 2008 2", "Rechnungen Vorab Juni 2008". * Keine Ahnung... *

Wenn man da ein firmenübergreifendes Konzept entwerfen soll (ich plane auch Systeme (Keine ECM Systeme aber Systeme die u.a auch große Datenmengen verwalten) die Partnern zur Verfügung gestellt werden) finde ich es immer wieder schwer eine sinnvolle Lösung zu finden.

Freue mich über jedes Feedback!

LG, Clay
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