[jabra]

Guten Morgen!

Wir haben innerhalb des Unternehmens eine Menge unterschiedlicher Dokumente und Präsentationen, die teilweise den gleichen Inhalt in unterschiedlicher Form haben.

Beispielsweise wird in 6 verschiedenen Präsentationen erwähnt, dass wir 15 Niederlassungen haben.

Ändert sich nun diese Zahl muss ich das in allen 6 Präsis manuell ändern (und es ändert sich fast jeden Tag etwas...).

Gibt es irgendwie die Möglichkeit das zu automatiesieren? Ich dachte daran, dass ich ein Textdokument erstelle mit dem entsprechenden Inhalt, dieses dann in den Präsentationen verknüpfe und wenn ich in der Quelldatei Text ändere, sich der Text automatisch in den Präsentationen mitändert?

Freue mich über Hilfe!

[Frank Münschke]

Ein dynamisches Verknüpfen mit Word- (oder anderen Textdateien) bedingt ein sehr präsizes Arbeiten ...
Zunächst müssen die Absatzformate in Word und InDesign identisch benamt werden ... Dann dürfen in Word KEINE individuellen lokalen Formatierungen vorgenommen werden. Wenn es soetwas gibt, muss das auch durch entsprechend gleichbenamte Zeichenformate geschehen. Das muss striktest eingehalten werden ... denn es ist sicherlich aufwendiger, hinterher die Formatierungen nachzuarbeiten, als hier und da eine Zahl zu ändern.

Nun muss in den Voreinstellungen|Dateihandbung eingestellt werden, dass die Texte nur verknüpft und nicht eingebettet werden ...

Überlege dir, ob es nicht einfacher ist, solche Werte über Variablen abzufangen und zu vereinheitlichen ...

[hilson]

Wie Frank bereits geschrieben hat, ist das nicht so ganz ohne. Allerdings kann man sich die Sache etwas vereinfachen, indem man das Pferd von hinten aufzäumt und die jeweiligen Texte nicht neu erstellt, sondern (als RichText) aus Indesign exportiert. Das Format lässt sich sogar in WORD konvertieren (wer unbedingt damit arbeiten will). Allerdings muss dann die Verknüpfung in ID erneut gemacht werden.

Ob sich das lohnt hängt aber immer von Menge und Aufbau der Indesign-Datei ab (komplett durchgängiger Brottext oder zig einzelne Textrahmen) und wie viel und welche Änderungen gemacht werden müssen. Wenn komplette Seiten und Fliesstexte getauscht werden sollen ... mit Vorsicht zu genießen.

[jabra]

Danke für die Tipps - das werde ich gleich mal ausprobieren.

Ob es am End einfacher ist muss ich schauen, aber ich weiß, dass es mich zur Zeit unheimlich nervt, dass ich jeden Tag die gleichen Werte in zig verschiedenen Dokumenten ändern muss - irgendwann lauf ich klatschend im Kreis...

[Frank Münschke]

Hilsen meint RTF ... das ist ein Standardformat für ALLE Textverarbeitungen, in Editoren sieht man dann alle Sonderzeichnungen und Auszeichnungen in Klartext ... (/auml z.B. für ein "ä") ... man muss das nach dem Bearbeiten natürlich auch wieder als RTF abspeichern ...
--
Wenn es aber wirklich nur um Werte geht, würde ich mit Variablen arbeiten ...

[Typografit]

Eine Möglichkeit sind verknüpfte Texte, die gibt es erst ab CS5.5, im Original ändern und alle Vorkommnisse über das Verknüpfungenbedienfeld.

In allen Versionen geht es in einem Dokument den Text korrekt erstellen, mit allen Absatzformaten, die dürfen nicht überschrieben sein.
Dann als InCopy-Textabschnitt exportieren.
Schließlich diesen in allen Dokumenten platzieren.

Dabei müssen die Absatzformate in den Zieldokumenten identisch bezeichnet sein, dürfen jedoch in der Formaterung vollkommen anders gestaltet sein.

Wenn der Text geändert wird, dann einfach auschecken, dass ist dann notwendig, ändern, sichern, einchecken und in den anderen Dokumenten via Verknüpfungenbedienfeld aktualisieren.

Was ich unterlassen würde, ist Word oder ein anderes Textverarbeitungsprogramm als Verknüpfung zu benutzen oder in den Workflow einbeziehen, das gibt nur Probleme.

Auch wenn man mit einer InCopy-Funktion arbeitet, man benötigt dafür kein InCop.
Bei älteren Versionen, ich weiß nicht mehr ob es bis CS3 oder bis CS4 war, musste man die InCopy-Plugins bei InDesign extra von der Installer-CD/DVD installieren.

[hilson]

[Typografit]