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Thema: Datensynchronisierung in Quark 7 (Excel, Composition Zones) vom 21.10.2008


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Software - Print -> Datensynchronisierung in Quark 7 (Excel, Composition Zones)
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Noti
Threadersteller

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Verfasst Di 21.10.2008 08:03
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Datensynchronisierung in Quark 7 (Excel, Composition Zones)

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Mein Problem konnte ich leider bisher nirgends aufgeklärt finden, darum bitte ich hier um Hilfe:

Ich arbeite mit QuarkXPress 7.3.

Sachlage:
Wir brauchen Folder für unsere verschiedenen Produkte. Auf der Rückseite der Folder sind die Kontaktdaten der Zuständigen für das jeweilige Bundesland zu finden. Wenn man jetzt 20 Produkte mal 10 Bundesländer hernimmt macht das 200 Folder. Ziemlich umständlich und unübersichtlich.
Darum habe ich eine Excel-Datei mit den Daten der Zuständigen erstellt und diese in den Dokumenten verlinkt, sprich: 20 Produktfolder mit jeweils 10 Ebenen in denen die Ansprechpartner stehn (verlinkt zu den Excel-Datei).
->Tabellenwerkzeug->link zu externen Daten-> ausgewählt -> fertig

Das Problem mit der Formatierung habe ich so gelöst, dass ich die Daten im Excel-File möglichst richtig formatiert und in QXP übernommen habe.

Ihr fragt euch was mein Problem ist?

Nun abgesehen davon, dass ich nicht weiß, wie ich die Daten auf Knopfdruck aktualisieren kann (das kann ich nur wenn ich auf Drucken gehe) haut mir Quark die Formatierung über den Haufen wenn ich dann aktualisiere.

Das ist ärgerlich, denn wenn ich drucken will, dann sofort und nicht erst nachdem ich die Formatierungen erneuert hab.

Meine Frage also: Gibt es eine bessere Möglichkeit diese Daten zu verlinken/sammeln/verwalten?
Ich habe schon mit "Composition-Zones" rumgespielt, scheint aber als ob das ziemlich speicheraufwändig und ressourcenbelasend sei.
Irgendwelche Ideen zu "Excel-Tabellen-aktualisieren" bzw. "Datensynchronisierung"?!
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Quarkler

Dabei seit: 06.08.2007
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Verfasst Di 21.10.2008 08:41
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Hallo Noti

1. Führe das Update auf 7.5 durch.

2. Importiere die Exceltabelle ohne Formatierungen,
sondern formatieren deine Tabelle in QuarkXpress.
Wenn sich jetzt deine Tabelle inhaltlich ändert und du diese aktualisierst,
bleiben (sollten) die Formatierungen erhalten.

3. In der Dialogbox "Verwendung" F2, gibt es auch den Bereich Tabelle.
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Noti
Threadersteller

Dabei seit: 15.07.2008
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Verfasst Di 21.10.2008 13:06
Titel

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Quarkler hat geschrieben:
1. Führe das Update auf 7.5 durch.


Was habe ich dadurch für Vorteile bzw. ist es ein kostenpflichtiges Update?

Quarkler hat geschrieben:
3. In der Dialogbox "Verwendung" F2, gibt es auch den Bereich Tabelle.


sehr guter Tipp, danke, damit kann ich was anfangen.



Gäbe es eine Möglichkeit meine Verknüpfungsversuche etwas komfortabler zu machen(jetzt mal abgesehn vom Update)?
Immerhin soll das ja den Arbeitsaufwand minimieren.

Sind Composition Zones eine lohnende Alternative?
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Quarkler

Dabei seit: 06.08.2007
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Alter: -
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Verfasst Di 21.10.2008 14:03
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Hallo

Die Updates innerhalb einer Hauptversion, waren bei Quark schon immer kostenlos,
so auch das Update auf 7.5.

@Sind Composition Zones (CZ) eine lohnende Alternative?:
Kommt darauf an, wie du deine Dateien ablegst - Disziplin ist angesagt.
Es gibt immer viele Wege zum Ziel und du musst den für dich passenden Weg wählen.
Nicht immer ganz einfach und oftmals muss man auch den Weg zweimal gehen, leider.

In deinem Fall musst du doch sowie so, die Exceltabelle mit QXP verknüpfen
und mit den CZ hättest du eine weitere Verknüpfungsebene.
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Noti
Threadersteller

Dabei seit: 15.07.2008
Ort: Wien
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Verfasst Mi 22.10.2008 07:41
Titel

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Nun ich würde die Daten einfach in Quark reinschreiben.
Es sind ja jetzt nicht DIE enormen Datensätze. Aber es sind immer andere Kontaktdaten und entsprechend hätte ich dann zum schluss 200 Datein rumliegen. Wenn sich ein Ansprechpartner ändert hätte ich dann 20 Datein umzuändern. Das wollte ich mir eben durch die Excel-Verknüpfung ersparen.

Mein Ziel:
-wenige verschiedene Dateien
-synchrones, unkompliziertes Aktualisieren der Daten
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Quarkler

Dabei seit: 06.08.2007
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Verfasst Mi 22.10.2008 08:37
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Hallo Noti

OK, wenn du die Kontaktdaten in eine QXP-Datei reinschreibst, dann ist es etwas anderes.

Erstelle ein Datei mit deinen Kontaktdaten, wobei hier jeder Datensatz auf eine eigene Seite muss.
Die Seitengröße muss der Größe entsprechen, die nachher dein Rahmen für die Kontakdaten in deiner Folderdatei hat.

Um jetzt die Datei mit den Kontaktdaten mit der Folderdatei zu verknüpfen, musst du folgendermaßen vorgehen.
Datei 1 -> Kontaktdaten
Datei 2 -> Folder

1. Datei 1 öffnen
2. Gehe zu "Layout/erweiterte Layouteigenschaften/Layout mehrfach nutzen anklicken/Alle Projekte"
3. Datei 1 speichern
4. Datei 2 öffnen
5. Gehe zu "Datei/Kollaborationseinstellungen/Verknüpfte Layouts" und hier die Datei 1 auswählen.
6. Palette "Mehrfach genutzte Inhalte" öffnen -> Hier taucht jetzt aus Datei 1 die Layouts auf.
7. Ziehe jetzt per D&D das Layout aus der Palette und dieses wird zur CZ.
8. Über Modifizieren kannst du noch die Seite innerhalb dieser CZ auswählen.

Fertig.

Noch Fragen ?
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Noti
Threadersteller

Dabei seit: 15.07.2008
Ort: Wien
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Verfasst Mi 22.10.2008 11:55
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Okay... ich habe das mal so gemacht wie dus beschrieben hast und in meinem Testfolder funktionierts es auf den ersten Blick mal wirklich gut.
Mal schaun wie es wird wenn ichs dann in alle Folder einbaue, aber ich glaube DAS war des Pudels Kern.
Herzlichen Dank für deine guten Tipps, Quarkler, für den Moment bin ich echt zufrieden.


Eine nicht-topicbezogene Frage hätt ich noch:
Warum erstellt Quark immer wenn ich eine Datei als PDF speicher gleichzeitig eine txt-file und wie kann ich das ausschalten?
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Quarkler

Dabei seit: 06.08.2007
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Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Mi 22.10.2008 12:04
Titel

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Hallo Noti

Gehe in "Vorgaben/Programm/PDF" und nehme hier den Haken bei Log-File raus.
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