[heav]

Hallo zusammen,

die Ordnerstruktur, mit der wir hier arbeiten hat sich
durch die vielen Veränderungen in den vergangenen Jahren
mittlerweile als unpraktisch und veraltet erwiesen,
ich überlege daher im Moment wie eine zeitgemäße
und vor allem effiziente Struktur aussehen müsste.

Mich würde daher mal interessieren, wie ihr das so macht.

Es geht um komplette Projekte, vom Kundenbriefing über
Planning und Beratung bis Umsetzung (Print, online, AV, 3D, …)
und schließlich Produktion.

Herzlichen Dank
hv

[Mac]

Stichwort: digitale Jobtasche

Erster Schritt bei uns ist die Anlage eines Jobs, der hat dann ne Jobnummer
Ordner heissen dann

1234_Kunde Projektbezeichnung

Darin gibt es dann auf (meist) erster Ebene Indesign-Dokumente

Weitere Ordner sind dann
-> Briefing
-> angeliefertes
-> andere Daten (je nach Job
-> Angebote
-> Bestellungen
-> alte Daten

Jedes Dokument wird eindeutig benannt
1234_Kunde Briefbogen XY 4C 2016-0725.indd

Wird das Dokument aufgemacht, wird es vorher kopiert und bekommt ne neue Nummer
1234_Kunde Briefbogen XY 4C 2016-0725b.indd
oder am nächsten Tag
1234_Kunde Briefbogen XY 4C 2016-0726.indd

Die alte Version wandert in den Ordner 'alte Daten'


Die aktuellen in Arbeit befindlichen Jobs sind alle in einem (Steve)-Jobs Ordner.
Hier ist alles, was gerade aktuell bearbeitet werden muss.

Man kann auch noch neben dem JOBS Ordner weitere für Angebote, zur Abrechnung etc. erstellen.

Ist der Job fertig abgerechnet, wandert er in den Kunden-Ordner

Den kann man auch noch unterteilen in
-> Broschüren
-> Geschäftsausstattung
...


Wird ein abgerechnetes Projekt weitergeführt, wird ein neuer Ordner erstellt
1236_Kunde Projektbezeichnung
In diesen Ordner kommt der gesamte alte Ordner 1234_Kunde Projektbezeichnung

Dann werden wieder neue Ordner wie angeliefertertes etc. angelegt.
Hat man sich alles aus dem alten Job zusammengezogen, kommt der Ordner in alte Daten


Gelöscht wird nix!
Überschrieben wird nix!

Dann ist das ist fast narrensicher.


edith:ergänzt

[Jade-Haus]

Wir haben ein eigenes ERP (Industrie).
Für den Schriftverkehr und die Kundendokumente ist jeweils ein eigenes Verzeichnis mit der Kundennummer und dem Kundennamen hinterlegt.
Hierin sind wiederum Unterverzeichnisse für z.B.
- Fotomaterial vom Kunden
- Fotomaterial von uns
- Kunden-Logos und Piktogramme
- Flyer
- Verpackungen und Verpackungseinleger....
- was halt sonst noch so anfällt.

Alle Dokumentnamen enthalten die Kundennummer, den Namen, das Datum der ersten Erstellung (das ist noch aus unserer Unternehmenshistorie heraus) und die Bezeichnung.
Beispiel
12345_Meier_280716_Verpackung Artikelname Farbe Größe

Ganz wichtig ist der Ordner "Archiv". Hierin werden alle alten oder nicht mehr verwendeten Daten abgelegt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (kann individuell angepasst werden) werden wir automatisch erinnert, ob wir die Daten löschen möchten. Dies spart uns auf Dauer eine Menge Speicherplatz und verhindert Dateileichen. Einen Kundenflyer bewahren wir nicht länger als drei bis fünf Jahre auf. Danach ist der einfach zu alt. Wir machen den Kunden allerdings vorher darauf aufmerksam. Falls er die Daten länger aufbewahrt haben möchte, muss er uns dies mitteilen.

[miss-jk]

Bei uns sind die Projekte getrennt für Beratung und Grafik abgelegt, da auf unterschiedlichen Servern mit unterschiedlichen Zugriffsrechten ... Für unsere Grafik Job-Ordner verhält es sich wie folgt:

Jobordner hat die Bezeichnung:
JJ-KdNr-MM-LfdNr_Projektbezeichnung

In diesem Jobordner gibt es eine Struktur aus immer den selben Ordner:
Ausgabe >> (für alle finalisierten Daten – gepackte INDD, PS RZs, etc.)
Docs >> (alle Layout-Dateien)
Links >> (alle verknüpften Dateien, z.B. bei Bildersuche, oder extra erstellten Grafiken, die platziert werden)
PDF >> (alle PDFs, oder auch andere Freigabe-Dateien, die an den Kunden gehen)
Vorlagen >> (alle gelieferten Vorlagen und Mailverkehr > intern/extern, außerdem Korr.-Dateien)

In diesen 5 Ordnern gibt es auch immer einen "_alt" Ordner, in den nicht mehr aktuelle Dateien wandern. Außerdem werden Layoutdateien o.Ä. mit Versionsnummern bezeichnet und PDFs für den Kunden zusätzlich mit dem Datum.

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Ich bin mittlerweile nicht mehr ganz glücklich mit allen Bezeichnungen in dieser Struktur und auch immer wieder am überlegen, ob man nicht mal ein paar Dinge umbenennt – z.B. Docs > Layout, oder PDF > Freigabe etc. aber naja, never change a running system

Bisher habe ich noch alles gefunden, wenn ich was gesucht habe