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Thema: Ablaufdiagramm einer kleinen Agentur vom 29.09.2011


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Off Topic - Diskussionsrunde -> Ablaufdiagramm einer kleinen Agentur
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Standardweiche
Threadersteller

Dabei seit: 28.02.2009
Ort: Stuttgart
Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Do 29.09.2011 19:21
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Ablaufdiagramm einer kleinen Agentur

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Hallo Leute,
ich versuche derzeit für eine kleine Agentur 3-4 Mann die IT zu optimieren. Im Zuge dessen habe ich mir auch die Geschäftsprozesse angeschaut und muss sagen, dass da ein WirrWarr herrscht.

Der Geschäftsführer ist für den Bereich Softwareentwicklung/Buchhaltung zuständig. Ein Grafiker macht Grafikarbeiten und gestaltet je nach Kunden auch manchmal kleinere Webseiten. Der dritte Mitarbeiter ist für ein Webshop (Handel von ein paar Produkten) tätig und könnte prinzipiell eigentlich auch alles.

Die Kunden werden irgendwie nicht nach einem bestimmten Schema gewonnen (durch persönliche Kontakte auf der Straße).
Einen Ablauf gibt es nicht wirklich, da jeder auch Teilbereiche des anderen machen könnte. Deshalb werden sich Aufgaben hin und her geschoben. Bevor ich deshalb die IT optimiere und neue Softwareprodukte einführe, wäre es von daher sinnvoll wenn die Geschäftsprozesse und die Aufbauorganisation natürlich gut abgestimmt sind.


Ein gutes Schema habe ich jedoch nicht gefunden, da wenig Mitarbeiter vorhanden sind und eine breite Palette an Angeboten. (Auch wenn es eher unseriös wirkt)
Ich hatte mir überlegt, ob der Ablauf Produktorientiert sein könnte. Jeder macht von A-Z seinen eigenen Bereich. Sprich, Kundengewinnung, Frakturierung, Bechaffung, Produktion, Lieferung bis Buchhaltung.
Durch die Matrixorganisation, bzw. Mehrlinienorganisation könnte man sich bei Bedarf auch Arbeiten von anderen Übernehmen, bzw. mal aushelfen. Würdet Ihr das für Sinnvoll halten? (Die Lieferung, sprich die Unterprozesse zwischen einer Grafik oder ein Webshop-Produkter würde natürlich verschieden aussehen)

Was passiert jedoch, wenn ein Projekt entsteht, bei dem sowohl programmiert, als auch designed werden muss. Dann würde sich natürlich Projektorientierte Struktur eignen. Wie man sieht, findet man eigentlich keine richtige Struktur.
Hättet Ihr eventuell Tipps, in welche Richtung es gehen könnte?

Grüßchen
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qualidat

Dabei seit: 14.09.2006
Ort: Eichwalde bei Berlin
Alter: 63
Geschlecht: Männlich
Verfasst Do 29.09.2011 21:27
Titel

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Passende Stichworte für weitere Recherchen wären "Organigramm" und "Stellenplan".

Auch im Umfeld bzw. in den Materialien zur Zertifizierung nach ISO 9000 ff. sollten sich einige Anregungen finden lassen. Konkret ist das für euch natürlich mehrere Nummern zu groß (ich schreibe das vorsichtshalber, bevor irgend ein anderer Schlauberger das anmerkt), aber ein par grundsätzliche Denkanstöße sollten sich dabei schon ergeben.

Darüber hinaus würde ich über ein prozessorientiertes Modell nachdenken ...

Auch die Einführung (oder wenigstens die Beschäftigung mit) einer CRM/ERP-Software oder einem Projektmanagement-Tool schafft Ordnung bzw. man erkennt Ungereimtheiten, weil einem plötzlich die Verwerfungen auffallen, die vorher aus Gewohnheit garnicht mehr wahrgenommen wurden.
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Standardweiche
Threadersteller

Dabei seit: 28.02.2009
Ort: Stuttgart
Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Do 29.09.2011 22:09
Titel

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hey danke,
auf ISO 9000 bzw. 9001 war ich bereits auch gestoßen.

Danke bzgl. dem prozessorientiertem Ansatz. Hört sich eigentlich gut an. Ich könnte alle Aufgaben in der Agentur auf Prozesse herunterbrechen, die anfallen. D.h., es würde zum Beispiel ein Prozess "Angebot/Rechnung" schreiben geben, was für die 3 Leistungssbereiche (Vertrieb/Handel, Programmierung oder Grafik) gelten würde.

Danach müsste ich jeden Prozess einem oder mehreren Mitarbeitern zuteilen. (Also im Endeffekt eine Matrix erstellen).
Anstatt bei der Matrixorganisation, wo ich oben die einzelnen Verrichtungen (Einkauf, Verkauf, Entwicklung, Frakturierung, Buchhaltung) und links die einzelnen Produkte habe, hätte ich bei der Matrix, die prozessorientiert ist, dann oben ganz fein die einzelnen Prozesse: Beschaffung für Grafikdesign (Bsp. Bilder), Beschaffung Webshop (die zu verkaufende Ware), Angebot schreiben, Flyer entwerfen... und links, wer dann welchen Prozess macht, bzw. Verwantwortlich ist.


Die Anforderungen für die CRM bzw. ERP-Software muss ich dann ganz am Ende verfassen. Ob es ein ERP-System wird oder nicht, wird sich dann herausstellen. (Da kommt ja noch einiges Zusammen wie eine netzwerkfähige Buchhaltung (Wenn mehrere an der Frakturierung arbeiten sollen, was bei Produktorientierung notwendig wäre, Groupware, Aufgaben-/Projektverwaltung, CRM, DMS, SVN, ...)


Würde mich freuen, wenn ein paar Mitglieder etwas über einen allgemeinen Arbeitsablauf in kleineren Agenturen berichten könnten, falls ich mit dem Beispiel oben des prozessorientieren Ansatzes eher kontraproduktiv wäre.
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Standardweiche
Threadersteller

Dabei seit: 28.02.2009
Ort: Stuttgart
Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Sa 01.10.2011 13:27
Titel

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Vielleicht ist meine Frage zu komplex. Mir geht es aber eigentlich darum, dass ich nur nicht weiß, wie tief mein ein Prozess gestalten/herunterbrechen würde. Sprich, um was für Aufgaben oder Aufgabenbereiche sich ein Prozess bewegt?
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Monika.Dav
Gesperrt

Dabei seit: 12.05.2022
Ort: Wien
Alter: 31
Geschlecht: Weiblich
Verfasst Do 12.05.2022 06:54
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Standardweiche hat geschrieben:
hey danke,
auf ISO 9000 bzw. 9001 war ich bereits auch gestoßen.

Danke bzgl. dem prozessorientiertem Ansatz. Hört sich eigentlich gut an. Ich könnte alle Aufgaben in der Agentur auf Prozesse herunterbrechen, die anfallen. D.h., es würde zum Beispiel ein Prozess "Angebot/Rechnung" schreiben geben, was für die 3 Leistungssbereiche (Vertrieb/Handel, Programmierung oder Grafik) gelten würde.

Danach müsste ich jeden Prozess einem oder mehreren Mitarbeitern zuteilen. (Also im Endeffekt eine Matrix erstellen).
Anstatt bei der Matrixorganisation, wo ich oben die einzelnen Verrichtungen (Einkauf, Verkauf, Entwicklung, Frakturierung, Buchhaltung) und links die einzelnen Produkte habe, hätte ich bei der Matrix, die prozessorientiert ist, dann oben ganz fein die einzelnen Prozesse: Beschaffung für Grafikdesign (Bsp. Bilder), Beschaffung Webshop (die zu verkaufende Ware), Angebot schreiben, Flyer entwerfen... und links, wer dann welchen Prozess macht, bzw. Verwantwortlich ist.


Die Anforderungen für die CRM bzw. ERP-Software muss ich dann ganz am Ende verfassen. Ob es ein ERP-System wird oder nicht, wird sich dann herausstellen. (Da kommt ja noch einiges Zusammen wie eine netzwerkfähige Buchhaltung (Wenn mehrere an der Frakturierung arbeiten sollen, was bei Produktorientierung notwendig wäre, Groupware, Aufgaben-/Projektverwaltung, CRM, DMS, SVN, ...)


Würde mich freuen, wenn ein paar Mitglieder etwas über einen allgemeinen Arbeitsablauf in kleineren Agenturen berichten könnten, falls ich mit dem Beispiel oben des prozessorientieren Ansatzes eher kontraproduktiv wäre.



Helfen Sie mir bei der Wahl des ERP-Systems, ich habe schon verschiedene Systeme ausprobiert, aber keines davon hat mir gepasst. Vielleicht hat jemand genug Erfahrung in dieser Angelegenheit
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Monika.Dav
Gesperrt

Dabei seit: 12.05.2022
Ort: Wien
Alter: 31
Geschlecht: Weiblich
Verfasst Mo 16.05.2022 22:43
Titel

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Monika.Dav hat geschrieben:

Helfen Sie mir bei der Wahl des ERP-Systems, ich habe schon verschiedene Systeme ausprobiert, aber keines davon hat mir gepasst. Vielleicht hat jemand genug Erfahrung in dieser Angelegenheit


Ich habe das ERP-System gefunden, danke an alle!





*

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Zuletzt bearbeitet von top am Di 17.05.2022 08:23, insgesamt 3-mal bearbeitet
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