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Thema: Wie strukturiert Ihre Eure Daten, Kundenstamm vom 05.07.2013


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Allgemeines - Nonprint -> Wie strukturiert Ihre Eure Daten, Kundenstamm
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medienqueen
Threadersteller

Dabei seit: 18.04.2011
Ort: -
Alter: -
Geschlecht: -
Verfasst Fr 05.07.2013 11:08
Titel

Wie strukturiert Ihre Eure Daten, Kundenstamm

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Hallo Zusammen,

folgendes Anliegen.
Ich arbeite in einer Werbeagentur die seit zweieinhalb Jahren besteht.
Nun häufen sich von Tag zu Tag die Daten, Neuaufträge etc.

Jetzt wurden alle Dateien in der Anfangszeit immer irgendwie in Kundenordner gespeichert.
Da gibt es also ein Laufwerk in dem sich die Ordner Kunde_A, Kunde_B, ...C, ...D usw.
befinden.
In den jeweiligen Ordnern befinden sich nun neue Ordner Kunde_A -> Albershausen... Arkton... und und und.

So weit so gut. Da würde ein neues Team-Mitglied sicher noch durchblicken.. Getreu dem Motto schau mal nach bei Kunde Albertshausen und such mir Foto xyz oder öffne mir den Folder aus März 2012...


Dann fängt der neue Mitarbeiter nämlich an zu suchen. Weil in der Agentur im Prinzip von Anfang an keine ordentliche Ordnerstrucktur erstellt worden ist.

Wie legt man das jetzt Sinnvoll nach einem festen Standard an, dass auch zukünftige Mitarbeiter, A) Alles schnell finden und B) auch nach dem gleichen Schema Dateine/Ordner/ bennen.

Wäre cool mal so zwei drei Ansätze zu bekommen um die Dateiverwaltung jetzt endgültig zu sortieren/entmüllen.

Vielen Dank für Eure Tipps.
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PurPleHaZe

Dabei seit: 12.01.2006
Ort: Stuttgart
Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Fr 05.07.2013 11:19
Titel

Antworten mit Zitat Zum Seitenanfang

Jedem Kunden eine Nummer zu Ordnen.
In diesem Ordner werden dann weitere Unterordner mit den verschiedenene Aufträgen eingeteilt.
Die Struktur in Jobordnern könnt ihr ja selber bestimmen ( Texte, Bilder, Kundendaten usw.)

01_Kunde A
01_AuftragNr(01)_Plakat_Fest
Bilder
Texte
Layout
usw
01_AuftragNr(02)_Einladung_Fest
Bilder
Texte
Layout
usw

02_Kunde B
02_AuftragNr(01)_Imagekampagne_2013
Bilder
Texte
Layout
usw
02_AuftragNr(02)_POS_Einkaufszentrum_2013
Bilder
Texte
Layout
usw


Die KundenNr und JobNr könnt ihr später auch auf Rechnung schreiben damit die Buchaltung es leichter hat es zuzuordnen ;9


Zuletzt bearbeitet von PurPleHaZe am Fr 05.07.2013 11:22, insgesamt 2-mal bearbeitet
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Zim

Dabei seit: 05.12.2006
Ort: Earth Rocks
Alter: -
Geschlecht: Männlich
Verfasst Fr 05.07.2013 11:22
Titel

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Ich habe es komplett über eine eigene Weblösung realisiert. Wobei ein Intranetserver auch funktioniert.

Das wichtigste Feature ist die Ajax-Suche die alle Daten im Kundenstamm durchsucht.
Also kann ich mir z.B. alle Kunden mit der PLZ 1234 anzeigen lassen, Nach Vornamen, Straßennamen, etc suchen.
Der Kunde hat neben dem Hauptstamm Projekte. Hier kommen relevante Daten wie Preise, projektbezogene Daten etc rein und man kann Dateien hochladen.

Dazu gibts noch einen Kalender der aus den Kunden- und Projektdaten automatisch Events generiert, z.B. Geburtstage, Deadlines und WV.

Wenn ihr einen Programmierer in der Firma habt ist das sicherlich eine sehr günstige, performante und preissparende Lösung.
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Zoro

Dabei seit: 06.05.2008
Ort: Helvetia
Alter: 32
Geschlecht: Weiblich
Verfasst Fr 05.07.2013 11:28
Titel

Re: Wie strukturiert Ihre Eure Daten, Kundenstamm

Antworten mit Zitat Zum Seitenanfang

Beispielsweise könnt ihr jedem Kunden eine Nummer geben.

1255_Meier-Malerei
1256_Simsalabim-Krippe
1257_Rothauser-Schmiede
usw...

Immer, wenn ein neuer Kunde hinzukommt, einfach die neuste Nummer vergeben.

Inerhalb der Kunden-Ordner genau das gleiche, einfach mit Job-Nummern
456218_Briefbögen_A4
896214_Mailing-Grosshandel
965545_Visitenkarten-85x55
usw...

Auch da immer die aktuellste Nummer vergeben.

Dieses System setzt natürlich voraus, dass die Kunden und Aufträge in einer Datenbank festgehalten werden. Ist vor allem für grössere Betriebe geeignet...


Wir sind hier sehr klein und machen es so:
Jeder Kunde bekommt ein Kürzel (bestehend z.B. aus den ersten drei Buchstaben des Namens), das Kürzel wird bei JEDER Datei, welche wir für den jeweiligen Kunden benötigen, angegeben. Das sieht dann so aus:

MEI_Meier-Malerei
MUE_Mueller-Hanspeter
ROT_Rothauser-Schmiede
SIM_Simsalabim-Krippe


Im Ordner vom Hanspeter Müller siehts dann so aus:

MUE_Visitenkarten_2011
MUE_Briefbogen_A4_2011
MUE_Logo

Man muss teilweise auch hier ein wenig suchen, da verschiedene Mitarbeiter natürlich immer noch ein wenig anders ablegen. Aber wenn ich was nicht über die Struktur finde, dann spätestens über die Suche. Zum Suchen von Briefbögen von Herrn Müller gebe ich einfach «MUE Briefbogen» ein und schon hab ich's.
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RedRum

Dabei seit: 21.03.2005
Ort: Thüringen
Alter: 36
Geschlecht: Männlich
Verfasst Fr 05.07.2013 11:54
Titel

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Unsere Datenbank ist in zwei Bereiche aufgeteilt, Kunden A_bis_Z und einen POOL.
In Kunden A_bis_Z gibt es für jeden Kunden einen Ordner, dieser Ordner ist wiederum in spezifische Kategorien eingeteilt (Geschäftspapiere, Außenwerbung, Digitaldrucke, Anzeigen etc.). In der nächsten Ebene sind Auftragsnummern vergeben die mit dem Jahr der Erstellung beginnen und anschließend eine fortlaufenden Nummer bekommen, also für das Jahr 2013 beispielsweise 13-4564. In diesen Ordnern liegen wiederum die Daten für den Auftrag.

Das ganze sieht dann ungefähr so aus:

Kunden A_bis_Z
Kunde: Redrum Utd.
Typ: Geschäftspapiere
Job: 13-2392 Visitenkarten
Datei: 132392_RZ_VK_4Sorten.indd

Im Pool liegen dann alle wichtigen Daten die nicht archiviert werden, beispielsweise gibt es für jeden Kunden wiederum einen Ordner der weiter Unterordner (Logos, CD-Richtlinien, Bilder etc.) enthält.
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qualidat

Dabei seit: 14.09.2006
Ort: Eichwalde bei Berlin
Alter: 63
Geschlecht: Männlich
Verfasst Fr 05.07.2013 14:23
Titel

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Kundenkontakte pflegen und Rechnungen, Angebote Auftraäge zu verwalten ist so alt wie das Kaufmannstum selber. Deshalb muss man da auch Nichts selber stricken (es sei denn, man hat eine wirklich neue, geniale Idee), es gibt dafür Software zuhauf, sogar kostenlos (open source). Nennt sich "CRM" (custom relations management, also "Kundenbeziehungen verwalten"). Beispiel: VTiger, gibts sogar als Webanwendung für Qnap-NAS, setzt Apache, PHP und MySQL voraus.

VTiger verwaltet die Kundenadresse, alle Kontakte, alle Rechnungen, Mahungen, Angebote ... usw. Alles drin, Alles dran. Es gibt eine riesige Community und zahllose kostenlose und kostenpflichtige Plugins. Man muss sich nur etwas Zeit zu Einarbeitung nehmen. Netzwerkfähig, webbasierend (Intranet u. wenn gewünscht auch Internet).

Video: http://www.youtube.com/watch?v=oLkGivQlrmA
Webseite: http://vtc.different-solutions.com/de/
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