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Thema: InDesign: Tabellen aktualisieren vom 21.12.2008


Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen MGi Foren-Übersicht -> Tipps & Tricks für Print -> InDesign: Tabellen aktualisieren
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antonio_mo
Threadersteller

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Verfasst So 21.12.2008 12:05
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InDesign: Tabellen aktualisieren

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Denke das kann einigen helfen, denn diese Frage wurde hier öfters gestellt:

"Sauber formatierte InDesign-Tabellen, die mit einer Excel-Tabelle verknüpft sind, werden mit InDesigns Bordmitteln hervorragend aktualisiert. Voraussetzung: drei Bedingungen wurden erfüllt:"

http://blog.smi.ch/2008/12/21/indesign-tabellen-aktualisieren/
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Frank Münschke
Forums-Papa

Dabei seit: 08.06.2006
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Verfasst So 21.12.2008 12:32
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Hallo Antonio
erstmal danke für den Link ... so weit ... so gut.
Das funktioniert auch so, wenn ... ja wenn da nicht die Kunden/Redakteure etc. wären, die sich in ihren Excel-Sheets austoben. Die allererste Voraussetzung einer solchen geglückten Aktualisierung ist die genaue Überarbeitung und Bereinigung der Excel-Tabelle ...
Außerdem würde ich die Einstellung "Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen" nur explizit in so einem Fall einschalten, ansonsten aber ausgeschaltet lassen, es sei denn ... andere, wirklich wichtige Gründe sprechen dafür.
-- Workaround 1
Was mache ich dann, wenn ich Kopf- und Fußzeilen brauche, weil sich die Tabellen über mehrere Seiten erstrecken?
-- Workaround 2
Es gibt noch mehr Editierungsmöglichkeiten/-notwendigkeiten als die, die ich über Formatierungen erledigen kann. Die müsste ich entweder im Excel-Sheet so reinkriegen, dass der Bearbeiter die nicht wieder raushauen kann, oder mir eine Liste machen, wo ich eingegriffen habe ...
Ich werde dem Jochen Uebel diese Anmerkungen auch mal zukommen lassen ..
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antonio_mo
Threadersteller

Dabei seit: 20.05.2006
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Verfasst So 21.12.2008 12:50
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Hallo Frank,

na da kann man hier froh sein dass Du das alles noch einmal nachgetragen hast!!!
Ich hatte es nicht ausprobiert was ich gefunden habe ich habe selten was mit Tabellen
zu tun, aber besten Dank für Dein Feedback!

einen schönen entspannten 4.Advent


Wir lesen voneinander *Thumbs up!*
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Ju52

Dabei seit: 22.12.2008
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Verfasst Mo 22.12.2008 10:45
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Hallo Frank.
Frank Münschke hat geschrieben:
Das funktioniert auch so, wenn ... ja wenn da nicht die Kunden/Redakteure etc. wären, die sich in ihren Excel-Sheets austoben. Die allererste Voraussetzung einer solchen geglückten Aktualisierung ist die genaue Überarbeitung und Bereinigung der Excel-Tabelle ...

In meinem Blogbeitrag, auf den Antonio hinwies, verfolge ich eine andere Strategie: Ich ignoriere die kundenseitige Excel-Formatierung gänzlich (InDesign-Importoptionen: »Unformatierte Tabelle«). Stattdessen lasse ich InDesign-seitig ein sauberes, detailliert durchgearbeitetes Tabellenformat zum Zug kommen. Gehe ich so vor, dann bleibt meine InDesign-Formatierung praktisch vollständig erhalten, auch wenn der Kunde die Excel-Tabelle frisch formatiert oder/und mit neuen Werten abfüllt.

Frank Münschke hat geschrieben:
Außerdem würde ich die Einstellung "Beim Platzieren von Text- und Tabellendateien Verknüpfungen erstellen" nur explizit in so einem Fall einschalten, ansonsten aber ausgeschaltet lassen, es sei denn ... andere, wirklich wichtige Gründe sprechen dafür.

Das ist natürlich richtig – genau so, wie ich zum Beispiel «Vorschau» oder «Überdruckenvorschau» nur temporär einschalten sollte – oder auch die Tastaturschritte nicht dauerhaft auf Zeilenabstand halte, wenn ich das temporär mal brauche ;-)

Frank Münschke hat geschrieben:
Was mache ich dann, wenn ich Kopf- und Fußzeilen brauche, weil sich die Tabellen über mehrere Seiten erstrecken?

Deine Frage wird für alle verständlich, wenn ich kurz aushole: Wenn Excel-Tabellen verknüpft sind, «vergessen» aktualisierte InDesign-Tabellen leider zwei Dinge, selbst wenn sie zuvor perfekt formatiert worden sind: (1) welche Zeilen als Kopfzeile definiert waren und (2) jegliche Formatierung, die nicht via Zellenformat vorgenommen worden war. (Welche Formatierungen es nicht vergisst, habe ich in dem Blogbeitrag auf http://blog.smi.ch/2008/12/21/indesign-tabellen-aktualisieren/ aufgelistet.)
Meine Empfehlung an dieser Stelle: Wenn sich eine Tabelle nicht über mehrere Spalten erstreckt, formatiert man die Kopfzeile lieber mit Zellenformaten. Dann bleibt der Kopfzeilen-Look erhalten – auch dann, wenn die Tabelle aktualisiert wird. Insofern hast Du natürlich recht: Soll eine Kopfzeile in mehreren Spalten wiederholt werden, hilft dieser Workaround nicht.
Hat das arbeitende Tabellenformat aber die Kopfzeile sauber via Zellenformat definiert, genügt die simple, erneute Umwandlung der betreffenden Zeilen zurück in den Kopfzeilen-Status, und die Kopfzeile sieht wieder aus wie gewünscht. Also selbst in diesem Fall – Tabelle läuft über mehrere Spalten – spricht an dieser Stelle nichts dagegen, mit automatisch aktualisierten Excel-Tabellen zu arbeiten: Der nachträgkliche Eingriff ist der Aufruf eines einzigen Menübefehls.

Frank Münschke hat geschrieben:
Es gibt noch mehr Editierungsmöglichkeiten/-notwendigkeiten als die, die ich über Formatierungen erledigen kann.

Denke ich auch. Interessant wäre es, diese Fälle mal zu listen: Was kann ich in einer InDesign-Tabelle nicht über Zellenformate formtieren?

Frank Münschke hat geschrieben:
Die müsste ich entweder im Excel-Sheet so reinkriegen, dass der Bearbeiter die nicht wieder raushauen kann,

Dann lässt man die Excel-Formatierung arbeiten. Ob das zielführend ist, weiss ich nicht: Ich bezweifle es eher. Anders als beim Word-Import kann ich solche Excel-Formate leider nicht mit InDesign-Tabellen- und Zellformaten «mappen».


Zuletzt bearbeitet von Ju52 am Mo 22.12.2008 11:22, insgesamt 2-mal bearbeitet
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Frank Münschke
Forums-Papa

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Verfasst Mo 22.12.2008 11:43
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Hallo Jochen
Danke, dass du dich extra für diese Antwort bei uns im Forum angemeldet hast. Vielleicht kannst du manchmal hier etwas beitragen und auf der anderen Seite auch für deinen Blog verwenden.
Danke auch für Deine Antwort ...
--
Mein Hauptproblem mit Excel-Daten (und ich muss diesen Sch... häufig verarbeiten, da ich zu 70 % wissenschaftlichen Satz mit InDesign erstelle) sind weniger Excel und die Möglichkeiten, die Excel bietet, sondern es sind die Autoren, die sich in ihren Excel-Tabellen austoben ... Da geht es weniger um Formatierungsprobleme, sondern das bezieht sich auf "Formatierung" mit Leertasten, harte Zeilenenden, "Silbentrennung" mit Koppelstrich, Rechtschreibung und solche Sachen. Mein erster Weg ist also - vor allem bei aufwendigen, mehrseitigen Tabelle -, in Excel die Tabelle so zu bearbeiten, dass diese ganzen Sachen versäubert sind (dann kann ich dem Autor seine Excel-Datei im Notfall zu Umbearbeitung zurückgeben) ...
--
Was mir gerade einfällt und ich noch nicht probiert habe, ist: Eine Tabellenzelle beinhaltet mehrere unterschiedliche Absätze. Kann man das - ähnlich wie bei verankerten Objekten - mit "nächstem Absatzformat" automatisieren?
--
Ich verspreche mir da auch von CS4 etwas mit den GREP-Möglichkeiten im Absatzformat, da kann man vielleicht den einen oder anderen Mist rausfiltern ...
BTW: Diese GREP-Funktion habe ich zum ersten Mal in einem generierten Index verwendet, in dem bestimmte Stichworte automatisch kursiv gestellt werden mussten. Mit einer entsprechenden Werte-Liste hat das hervorragend geklappt ...
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Ju52

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Verfasst Mo 22.12.2008 11:55
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Frank Münschke hat geschrieben:
Danke, dass du dich extra für diese Antwort bei uns im Forum angemeldet hast. Vielleicht kannst du manchmal hier etwas beitragen und auf der anderen Seite auch für deinen Blog verwenden.

Gern. Lese hier schon länger mit, bislang aber nicht unter Klarnamen.

Frank Münschke hat geschrieben:
Da geht es weniger um Formatierungsprobleme, sondern das bezieht sich auf "Formatierung" mit Leertasten, harte Zeilenenden, "Silbentrennung" mit Koppelstrich, Rechtschreibung und solche Sachen.

Klar: Ungereimtheiten in der Textstruktur kann InDesign natürlich nicht über ein Tabellenformat abfangen. Je nach Art der «Fehler» können aber GREP-Suchen sicher helfen.

Frank Münschke hat geschrieben:
Eine Tabellenzelle beinhaltet mehrere unterschiedliche Absätze. Kann man das - ähnlich wie bei verankerten Objekten - mit "nächstem Absatzformat" automatisieren?

Ja – beim Tippen als auch beim Anwenden des ersten Formats via Rechts-Mausklick auf das erste Format, wenn weitere Absätze (der Zelle) markiert sind.
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Frank Münschke
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Verfasst Mo 22.12.2008 12:33
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Jochen Uebel hat geschrieben:
Ja – beim Tippen als auch beim Anwenden des ersten Formats via Rechts-Mausklick auf das erste Format, wenn weitere Absätze (der Zelle) markiert sind.

Das ist klar und, wenn man formatorientiert arbeitet, auch Standard.
Da wollte ich "gern ein wenig mehr": Bei verknüpften Objekten kann ich z.B. einstellen, dass ein bestimmtes Absatzformat verwendet und dann zusätzlich noch die Funktion "nächstes Absatzformat" angewendet wird ... Das würde ich mir dann auch wünschen, wenn ich ein Tabellenformat mit den entsprechenden Zellenformaten versehen zuweise ...
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Ju52

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Verfasst Mo 22.12.2008 13:56
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Frank Münschke hat geschrieben:
Bei verknüpften Objekten kann ich z.B. einstellen, dass ein bestimmtes Absatzformat verwendet und dann zusätzlich noch die Funktion "nächstes Absatzformat" angewendet wird ... Das würde ich mir dann auch wünschen, wenn ich ein Tabellenformat mit den entsprechenden Zellenformaten versehen zuweise ...

Jetzt stehe ich auf dem Schlauch. Ich rate mal: Mit "verknüpften Objekten" (zuvor sprachst Du ja auch schon mal von "verankerten Objekten") sprichst Du den Objektstil an: der ein Absatzfomat "und Nächstes" aufrufen kann. So weit, so gut (hat aber mit verankerten Objekten nichts zu tun: gilt für jeden Textrahmen).
Im Zellenformat läst sich leider nur ein Absatzformat "als solches" definieren: womit dann beim Arbeiten zwar sichergestellt ist, dass das nächste angesprungen wird – beim Tippen und beim Zuweisen via Rechtsmausklick. Aber nicht schon beim Zuweisen des Zellenformats.
Vermutlich wünschst Du Dir, dass auch das Zellenformat diesen Hinweis "Nächstes" enthält: so dass beim Zuweisen des Zellenformats gleich beide (oder noch mehr) Absatzformate angewandt werden.
Wäre doch ein guter Punkt für die Wishlist!


Zuletzt bearbeitet von Ju52 am Mo 22.12.2008 13:59, insgesamt 1-mal bearbeitet
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